昭和や平成の頃は紙に情報を印刷して配布するのが当たり前でしたが、現在では電子デバイスを使う方法が一般化しています。広告や看板、掲示板などをアナログな方法で制作していると時間と手間だけでなくコストもかかるというデメリットがあります。電子デバイスはデジタルコンテンツを使うので紙など物理的なものに情報を書き込む必要がありません。アナログな方法では情報の更新を容易に行うこともできませんが、デジタルコンテンツならば簡単に更新が可能です。
頻繁に情報を更新したい場合など、アナログな方法よりもデジタルコンテンツを活用した方が効率性が優れています。店舗などで商品やサービスを消費者にアピールする場合にも、電子デバイスを使った方が効率的です。例えばPOPなどをスタッフが紙を使って作るには時間と手間がかかりますが、電子デバイスならば素早く制作して消費者に提示することができます。デジタルサイネージを使えば効率的な情報提供が可能になるため、幅広い分野で重要性が認識され始めています。
このシステムを使うとスタッフの手間を省きつつ様々な情報を視覚を通して強力にアピールできるようになります。企業などが能動的に情報をアピールしたい場合だけでなく、受付業務などで受動的な情報提供を行いたい場合にもデジタルサイネージが重要な役割を果たします。病院や図書館、市役所や銀行などにデジタルサイネージを導入すれば状況に応じて訪問者に重要な情報を素早く提供できます。